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A definição é ‘intramuros’, não pode se tornar pública, pois
se as agências de turismo obtiverem a informação que haverá
a realização do congresso em determinada cidade, bloqueariam
centenas de quartos de hotéis, e a Sociedade teria que negociar
com as agências, pagando valores bastante elevados, fato que já
ocorreu no passado.
“Como o objetivo é oferecer as melhores condições possíveis
para o associado”, a equipe começa a negociar com os hotéis
sem que eles tenham a certeza de que a cidade será escolhida e
são dezenas de hotéis, desde estabelecimentos de três estrelas,
preferidos pelos acadêmicos e recém-formados, com recursos li-
A NECESSIDADE
DO SIGILO
mitados, até os melhores hotéis para associados mais exigentes,
palestrantes nacionais e internacionais. É uma negociação com-
plexa, pois numa cidade com dez mil leitos, a ocupação normal
na época é de 6.000 a 7.000 leitos, e como os hotéis sabem que
não há opções endurecem os acertos.
Em cada congresso, há convidados internacionais e é preciso
disponibilizar receptivo no aeroporto, o que exige seleção de re-
cepcionistas bilíngues, uniformizá-las, treiná-las, as mesmas que
levarão o conferencista do hotel para o centro de convenções a
tempo para as palestras e eventos programados e tudo tem que
ser detalhadamente providenciado com grande antecedência.
Angela Arenare, gerente de Eventos
Oscar Dutra, presidente do 66º Congresso, em Porto Alegre
